De EUDR komt eraan (lees op deze pagina alles over de EUDR). Maar het Informatie Systeem is nog niet gelanceerd, dus het is nog niet mogelijk om al gegevens in te voeren. Maar een goede voorbereiding is belangrijk. De EUDR is veel werk en hoe meer voorwerk je doet, hoe gemakkelijker het is om het te implementeren. Daarom geven we je hierbij twee (uitgebreide) stappen die je NU al kunt doen, zodat je straks compliant kunt zijn met de wetgeving. Dus wat kan je al wel doen? Bekijk hier de eerste stappen die je alvast kunt zetten.
STAP 1: Breng je keten in kaart
Binnen de EUDR is de keten van wezenlijk belang. Van elk product moet je exact weten waar het vandaan komt. Dus zorg dat je een lijst hebt van alle suppliers waar je mee werkt in de keten. Op die manier weet je precies welke informatie je waar (en belangrijk: bij wie) moet opvragen. Zet dus van de volgende stappen in de keten op een rij wie je daarvoor moet hebben:
- Grondstof: waar staan de bomen waar de houtpulp van gemaakt wordt? Wie heeft de informatie hierover (de drukker, de paper mill?) Waar komt de houtpulp vandaan, wie maakt dat, van welke bomen? Voor de EUDR moet je per oplage de geolocatie van de bomen kunnen overleggen, dus breng in kaart wie in de keten deze gegevens heeft.
- Halffabricaat: welke paper mill maakt het papier? Met welke paper mills werken jouw drukkers samen? Heeft de drukker deze informatie al op een rij van alle papiersoorten waar zij mee werken, kunnen zij deze informatie leveren?
- Eindproduct: met welke drukkers werk je allemaal?
- Drukkers binnen Europa: werken de drukkers met papier van binnen Europa of buiten Europa? Indien ze met papier van buiten Europa werken: hoe ziet hun due dilligence eruit? Is dat toereikend voor de EUDR? Wat doen zij aan risico beoordelingen en risico management?
- Drukkers buiten Europa: ga aan de slag met je zorgvuldigheidssysteem, zie stap 2. Je zult dan van alle drukkers en de stappen voor de drukker (zoals de paper mills die zij gebruiken) een due dilligence analyse moeten doen.
- Distributeur: met welke distributeurs werk je samen? Welke informatie gaan zij bij jou opvragen?
- (Detail)handel: welke bedrijven nemen je product af? Is dit uitsluitend binnen Europa of exporteer je ook producten? Welke informatie gaan zij bij jou opvragen?
De focus in deze fase ligt dus op het in kaart brengen van wie welke informatie heeft in de keten en er tegelijk voor te zorgen dat de spelers in je keten weten welke informatie jij ben ze gaat opvragen. Ga in gesprek met je supplier welke gegevens je standaard aangeleverd wilt krijgen bij een order. De informatie eisen van de EUDR omvatten:
- Beschrijving van de producten (inclusief de gewone naam van de houtsoort en de volledige wetenschappelijke naam);
- Hoeveelheid (in kilogrammen);
- Identificatie van het productieland en, indien van toepassing, gebieden daarvan;
- Geolocatie van alle percelen waar de relevante grondstoffen zijn geproduceerd;
- Contactgegevens van de leverancier en ontvanger;
- Voldoende overtuigende en verifieerbare informatie dat de relevante producten ontbossingsvrij zijn en geproduceerd volgens de relevante wetgeving van het productieland (zoals bewijs van legale oogst);
- Wanneer je refereert aan een zorgvuldigheidsverklaring die al in het Informatie Systeem staat: het referentienummer.
STAP 2: Zorgvuldigheidsstelsel opzetten
Met een stelsel van zorgvuldigheidseisen toon je aan dat de goederen of producten die je importeert, exporteert of produceert, legaal zijn. Je laat daarmee ook zien aan dat ze niet zorgen voor ontbossing of aantasting van bossen. Hiervoor moet je onderzoek doen, risico’s inschatten en maatregelen nemen om de risico’s in te perken. Binnen je bedrijf moet je iemand aanwijzen die verantwoordelijk is voor dit stelsel. De NVWA (de toezichthouder van de EUDR) heeft een stappenplan gemaakt voor het opzetten van een zorgvuldigheidsstelsel. Bekijk hier het artikel ‘Opzetten stelsel van zorgvuldigheidseisen voor de EUDR‘ en ga ermee aan de slag. Voor een nog uitgebreider stappenplan kun je het rapport ‘Aan de slag met Due Dilligence‘ van MVO Nederland gebruiken.
