Vanaf 2026 moeten grote uitgeverijen rapporteren over boekjaar 2025, volgens de CSRD-richtlijn. In de verplichte duurzaamheidsrapportage bekijk je je eigen onderneming vanuit twee invalshoeken: de impact óp en de impact ván je bedrijf. Het eerste heet financiële materialiteit, het tweede impact materialiteit. Samen wordt het ook wel dubbele materialiteit genoemd – hier ga je op rapporteren. Je rapporteert over de werkelijke en potentiële impact, risico’s en kansen op het gebied van mens, bestuur en milieu – op korte, middellange en lange termijn. Dit doe je aan de hand van ESRS (European Sustainability Reporting Standards).

Stappenplan

De Sociaal Economische Raad (SER) heeft in samenwerking met MKB-Nederland en VNO-NCW een stappenplan opgesteld. Zie hieronder de 10 stappen.

  1. Stel een multidisciplinair team samen – Als bedrijf moet je over een breed aantal thema’s rapporteren. Denk aan HR, inkoop, finance, huisvesting, mobiliteit en strategie. Zorg daarom voor commitment vanuit de top en stel een team samen met vertegenwoordigers van elk thema.
  2. Doe het benodigde achtergrondonderzoek – Zorg dat je inzicht hebt in wat, waar en hoe je bedrijf goederen of diensten inkoopt en afzet. Onderzoek ook de risico’s van het land, de regio en de sector waarin je werkt (dit kan bijvoorbeeld met de MVO Risico Checker). Kijk ook naar audits, certificeringen, jaarverslagen en andere manieren waarop de bedrijven waarmee je samenwerkt (of hun keten) omgaan met risico’s op het gebied van mens en milieu. Hiermee krijg je een eerste indruk van welke thema’s voor jouw bedrijf ‘materieel’ zijn en over welke datapunten je volgens de standaarden informatie moet geven.
  3. Ga in gesprek met stakeholders – Voer gesprekken met stakeholders in je eigen onderneming en de waardeketen om te kijken waar de impact op en de impact van de onderneming ligt. Focus je daarbij op de stakeholders die het meeste impact maken op je bedrijf of waarop je bedrijf de meeste impact maakt.
  4. Bepaal je drempelwaarden en je materiële thema’s – De vorige stappen geven je inzicht in materiele thema’s. Om te bepalen waar je daadwerkelijk over gaat rapporteren moet je objectieve criteria opstellen en bepalen hoe je de onderwerpen gaat ranken. CSRD vereist dat je per materieel thema rapporteert over je beleid, genomen acties, meetindicatoren en doelstelling op dat gebied.
  5. Maak een verschillenanalyse – Dan is het tijd om te kijken naar welke data al beschikbaar is binnen jouw bedrijf en wat er nog niet is. Het multidisciplinaire team kan een roadmap maken om alles wat ontbreekt de komende periode te vergaren. Begin dus ruim op tijd met de verschillenanalyse – minimaal een jaar van tevoren als dat lukt. Je kunt hiervoor dit overzicht van datapunten gebruiken.
  6. Stel een duurzaamheidsbeleid in of pas deze aan – Met een duurzaamheidsbeleid wordt doorgaans de lange termijndoelen bedoeld die een onderneming heeft op bepaalde duurzaamheidsthema’s. Ook beschrijft het de aanpak om deze doelen te behalen. Met de onderwerpen die vanuit de materialiteitsanalyse als heel belangrijk zijn bestempeld, gaat het team aan de slag. Je kunt het duurzaamheidsbeleid eventueel delen op je bedrijfswebsite.
  7. Creëer een strategie voor dataverzameling – Voor CSRD heb je veel data nodig op het gebied van de duurzaamheidsthema’s. Bedenk daarom een efficiënte strategie voor dataverzameling. Bepaal ook welke kwaliteitschecks nodig zijn, zodat de informatie als betrouwbaar bestempeld kan worden. Mogelijk zijn er nieuwe systemen nodig voor sommige informatie, bijvoorbeeld als het gaat om CO2-uitstoot of afvalverzameling.
  8. Maak de duurzaamheidsrapportage – De volgende stap is het (laten) vormgeven van je duurzaamheidsrapportage. Bekijk in het overzicht hieronder hoe je dit kunt doen.
  9. Check de duurzaamheidsrapportage bij je accountant – De duurzaamheidsrapportage moet door een externe accountant worden beoordeeld. Het is daarom belangrijk dat je al in een vroeg stadium een accountant inschakelt, zodat die kan kijken of je de materialiteitsanalyse correct hebt gedaan. Ook checkt de accountant of de verzamelde data volledige, betrouwbare en controleerbare informatie oplevert.
  10. Publiceer de rapportage – Is de externe accountant akkoord? Dan is het tijd om de rapportage te publiceren. Lever de rapportage op tijd aan bij de Kamer van Koophandel.

Rapportage maken

De rapportage is een apart onderdeel in het bestuursverslag. Het bestuursverslag, met daarin de duurzaamheidsrapportage, moet jaarlijks bij de KvK (Kamper van Koophandel) worden aangeleverd en waarschijnlijk ook op de website van de onderneming worden gepubliceerd. Het is verplicht om de informatie digitaal aan te leveren in een XBRL-formaat. De data moet gelabeld te zijn, zodat machines het automatisch kunnen lezen en verwerken.

Als de duurzaamheidsrapportage gemaakt is, is het noodzakelijk dat het wordt beoordeeld door een externe ‘assurance provider’. Dit kan de externe accountant zijn die ook de jaarrekening controleert, maar mag ook een ander zijn. De externe accountant zal naar je rapportage gaan kijken en aan de hand van de waardeketen onderzoeken of de juiste stakeholders geselecteerd zijn. Daarbij wordt ook gekeken of stakeholders die direct of niet-direct negatieve impact ervaren van de activiteiten van je bedrijf zijn meegenomen. De accountant checkt of alle vereiste informatie in de duurzaamheidsrapportage staat en of dit overeenkomt met de werkelijke duurzaamheidsprestaties van je bedrijf. Ook wordt gekeken of het volledig is.

Meer informatie?

Bovenstaande is een deel uit uit het CSRD-informatiepakket van de SER, MKB-Nederland en VNO-NCW. Het volledige informatiepakket is voor GAU- en MEVW-leden op te vragen via info@algemene-uitgevers.nl.

Gerelateerde nieuwsberichten